黑龍江工程學院基建工程檔案管理制度（試行）

第一章總則

第一條為進一步加強工程基本建設檔案（以下簡稱基建檔案）的管理，充分發(fā)揮基建檔案的效用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《普通高校檔案管理辦法》《建設項目（工程）檔案管理辦法》及建設部《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》，結(jié)合基建部門實際情況，制定本辦法。

第二條基建檔案是維護學校利益，保護學校財產(chǎn)不受侵害的重要依據(jù)，是日后維護、維修不可缺少的基礎資料。

第三條基建檔案是指在基本建設施工和管理以及維修、改建工程中產(chǎn)生和具有保存價值的各種文字、圖紙、表格、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。

第四條基建檔案工作要與工程建設進程同步進行，工程建設的技術(shù)、管理人員應注意工作中檔案資料的收集。

第五條基建檔案的齊全、完整、準確是檔案質(zhì)量的保證，是衡量工程勘測、設計、施工、監(jiān)理等工作的重要內(nèi)容和依據(jù)。

第六條基建檔案是學校檔案的重要組成部分，任何人不得據(jù)為己有，對于拒不移交的單位和個人以及故意損壞檔案者，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和檔案實施細則規(guī)定處罰。

第二章歸檔文件的質(zhì)量要求

第七條歸檔的工程文件應為原件。

第八條工程文件的內(nèi)容必須真實、準確，與工程實際相符合。

第九條文件材料的內(nèi)容必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標準和規(guī)程。

第十條文件材料的整理應符合《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》的要求：

1．文件材料應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。

2．文件材料應字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。

3．文件材料中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為a4幅面(297mm×210mm)，圖紙宜采用國家標準圖幅。

4．文件材料的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張，圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件。

5．所有竣工圖均應加蓋竣工圖章?？⒐D章的基本內(nèi)容應包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負責人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)。竣工圖章尺寸為：50mm×80mm?？⒐D章使用不易褪色的紅印泥，應蓋在圖表欄上方空白處。

6．利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據(jù)，凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變或變更部分超過圖面1/3的，應當重新繪制竣工圖。

7．不同幅面工程圖紙按《技術(shù)制圖復制的折疊方法》(gb/10609.3-89)統(tǒng)一折疊成a4幅面(297mm×210mm)，圖標欄露在外面。

8．歸檔文件一卷（件）不宜過厚，一般不超過50mm，編制卷內(nèi)目錄及頁碼，案卷內(nèi)不應有重復文件。

第三章歸檔文件的范圍

第十一條基建部門綜合管理科需提交的歸檔文件

1．綜合管理科：

2．年度工作計劃；

3．年度工作總結(jié)；

4．部門文件（含發(fā)文稿簽）：

5．會議紀要：

6．其他相關資料。

第十二條基建部門計劃管理科需提交的歸檔文件

1．前期審批部門文件

(1)施工圖審核中心：勘察文件審查意見書、勘察文件審查合格書、施工圖設計文件審查意見書、施工圖設計文件審查合格書、抗震設防審查證書。

(2)人防辦：人防手續(xù)的批復。

(3)氣象局：防雷設計審核意見書、防雷裝置設計合格證。

(4)公安消防局：方案設計的消防審核意見、工程設計的消防審核意見

(5)規(guī)劃局：建設項目審查意見通知書、區(qū)域地形圖、規(guī)劃許可證、報審卷宗、放（驗線）批復通知書。

(6)建筑安全生產(chǎn)監(jiān)督站：建筑工程安全監(jiān)督通知書。

(7)質(zhì)監(jiān)站：建設工程質(zhì)量監(jiān)督通知書。

(8)建工局：施工許可證。

2．竣工驗收部門文件

(l)沉降監(jiān)測單位：沉降監(jiān)測技術(shù)總結(jié)報告。

(2)檢測單位：樁基檢測報告。

(3)質(zhì)量監(jiān)督單位：特種設備安裝安全質(zhì)量監(jiān)督檢驗證書。

(4)材料檢測rf1心：室內(nèi)環(huán)境檢測報告。

(5)人防辦：人防驗收意見。

(6)氣象局：防雷裝置驗收合格證。

(7)公安消防局：消防驗收合格的意見。

(8)規(guī)劃局：管線竣工測量成果、竣工測量、規(guī)劃驗線申請書、規(guī)劃驗收合格證。

(9)環(huán)保局：排放污染物許可證、環(huán)保部門認可文件驗收證明書。

(10)質(zhì)監(jiān)站：工程質(zhì)量監(jiān)督報告、單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗收記錄。

3．建設用地、征地、拆遷、測繪文件

(1)選址申請及選址規(guī)劃意見通知書；

(2)用地申請報告、建設用地批準書；

(3)建設用地規(guī)劃許可證及其附件；

(4)國有土地使用證；

(5)建設用地釘樁通知書：

(6)地形測量和撥地測量成果報告：

(7)規(guī)劃設計要點；

(8)審定設計方案通知書及審查意見：

(9)勘察報告。

4．其他相關資料

第十三條基建部門項目管理科需提交的歸檔文件

1．立項文件

(1)關于立項有關的會議紀要、領導講話。

(2)項目建議書委托合同；項目建議書、立項報告及批復。

(3)可行性研究委托合同；可行性研究報告及請示、批復。

(4)專家建議文件。

2．招標代理、勘察、設計、施工、監(jiān)理招投標文件

(1)招標代理招投標文件（如發(fā)包初步方案，招標公告、資格預審文件、資格預審報告、招標文件、投標文件、招標評標報告、中標結(jié)果公示，中標通知書、合同、合同備案）。

(2)勘察招投標文件[內(nèi)容同(1)]。

(3)設計招投標文件[內(nèi)容同(1)]。

(4)監(jiān)理招投標文件[內(nèi)容同(1)]。

(5)施工招投標文件[內(nèi)容同(1)]。

3．結(jié)算審計文件

4．其他文件

(1)白蟻防治合同；

(2)樁基檢測合同；

(3)沉降觀測合l司：

(4)基建工程統(tǒng)計報表：

(5)基建項目年度計劃批復文件：

(6)建設工程檔案專項驗收意見書（城建檔案館）；

(7)施工圖電子版。

5．其他相關資料

第十四條基建部門材料設備科需提交的歸檔文件

1．甲供材招投標文件。

2．其他相關資料。

第十五條基建部門施工管理科需提交的歸檔文件

1．施工技術(shù)文件

(1)施工圖紙、施工組織設計；技術(shù)交底、圖紙會審、圖紙變更等。

(2)通過質(zhì)監(jiān)站審查的質(zhì)檢資料：各分部分項工程技術(shù)管理、質(zhì)量控制、質(zhì)量驗收資料（如土建、鋼結(jié)構(gòu)、幕墻、安裝、給排水、電氣、暖通等）；工程各類材料質(zhì)量檢測、檢驗資料（如鋼材、水泥、磚、黃沙、混凝土、水電材料、裝飾材料等）。

(3)竣工圖：綜合竣工圖包括：給排水、燃氣、強弱電、綠化、道路等；專業(yè)竣工圖包括：建筑、結(jié)構(gòu)、裝修、電氣（智能化）、給排水（消防）、采暖、通風、空調(diào)、燃氣等。

2．竣工驗收及備案文件

(1)竣工驗收備案表：

(2)工程開、竣工報告；

(3)單位工程竣工驗收報告：

(4)工程竣工總結(jié)；

(5)民用建筑節(jié)能單項工程質(zhì)量驗收記錄：

(6)單位（予單位）工程質(zhì)量竣工驗收記錄；

(7)工程質(zhì)量保修書；

(8)竣工驗收證明書：

(9)質(zhì)量等級證書（復印件）。

3．監(jiān)理文件

(l)監(jiān)理規(guī)劃；

(2)監(jiān)理實施細則；

(3)監(jiān)理會議紀要、月報：

(4)進度、造價、質(zhì)量事故控制文件；

(5)工程竣工總結(jié)：

(6)質(zhì)量評價意見報告；

(7)行為資料：

(8)工程質(zhì)量監(jiān)理評估報告：

(9)工程質(zhì)量勘察檢查報告：

(10)工程質(zhì)量設計檢查報告。

4．其他相關資料

第四章歸檔文件的移交及歸檔

第十六條工程技術(shù)管理人員要做到及時主動移交（除甲供材招投標文件和工程結(jié)算審核資料分別在付清貨款和結(jié)算審核結(jié)束后移交外）工程資料。資料移交套數(shù)規(guī)定如下：施工圖電子版l套、竣工圖（新藍圖）3套、質(zhì)檢資料2套、監(jiān)理資料2套、其他資料l套或多套。移交時做好交接手續(xù)，各科室負責移交其工作范圍內(nèi)的工程文件。

第十七條在組織工程驗收前，列入城建檔案館接受范圍的工程，施工管理科要提前一周通知檔案管理人員做好提交城建檔案館檔案的準備工作。

第十八條工程竣工驗收后一個月至半年內(nèi)，在各專業(yè)負責人資料移交基本完整的情況下，檔案管理人員必須分別提交城建檔案館、學校檔案館、基建部門三部門存檔所需的各項資料。

第五章歸檔文件的管理與利用

第十九條基建檔案要用專柜存放、嚴格管理，防止遺失、損壞和泄密。

第二十條檔案資料查閱須在檔案管理人員處登記，借閱重要文件資料必須由負責檔案管理的領導簽字。如需要查閱本處末保存的檔案，由查檔人到學校檔案館查詢。

第二十一條對收集歸檔的文件應當及時登記、整理，要做到科學分類、合理存放、有效利用，對損壞或變質(zhì)的檔案應及時采取補救措施。